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大型会议筹备的“三段廿步清单法”

发表于:2020-02-28 15:44:24

  不管是事业单位还是企业,举办工作会、动员会、现场会等大型会议都是年度工作中必不可少的内容。那么作为办公室的工作人员,如何把一次大型会议筹备好,也是对部门和个人工作水平的检验。

  那么如何筹办好大型会议呢?这里介绍一个“三段廿步清单法”,只需按照这三个阶段20个步骤一项项落实,就能高效率、高质量的筹办大型会议。

  阶段一:会前准备

  明确会议方案:与召集会议的领导和相关部门共同确定会议的目的、时间、地点、参会人、议程、食宿、交通等工作的方案,并在方案中明确各项工作的负责人。

  下发会议通知:方案确定后,就要起草和下发会议通知。会议通知的写法请参考《怎样写通知》。一般在会议通知的附件中,要有会议回执,接到通知的参会人员填好后要传回来。

  落实与会人员:对于没有填报回执的人员,要逐一电话落实,确保每个人通知到位。

  落实会议场所。按照会议的规模和规格,确定会议场所。如果需要酒店或会议中心,需提前预定,并告知所需的投影、大屏、电脑等会议设备要求。

  制作会议材料。包括参会指南、相关要发放的发言或经验材料、会议证件、文件袋等。

  确定坐席。包括主席台的坐席顺序和参会者的坐席顺序,请参考《位置的讲究》

  制作会标。根据会议内容制作会标横幅或在电子显示屏上编辑会标。

  检查会议设备。包括:灯光、话筒、音响、投影、大屏、电视等。如果需要现场布线,还有对线材进行固定,防止绊倒。

  打印和摆放坐席牌。注意打印的字体、格式、颜色、摆放的位置要保持一致。

  安排调度会议用车。特别注意两点:一是如果需要租车,要安排专人进行衔接,防止司机走错路或找不到位置;二是车辆较多时,要分组编号,并告知参会人员乘车的编号,做到有序乘车。

  协调媒体。对于需要新闻报道的会议,还要协调媒体,并安排好媒体的采访时点、位置,并提前沟通好采访和报道提纲。

  安排好会场安保和电力保障。

  阶段二:会场服务

  会议签到。 在会场入口位置进行签到并领取会议资料袋。对于有条件的单位,可以开展电子签到和电子资料推送。

  检查主席台会议资料。在主席台参会的领导,一般是将会议材料提前放置在对应的位置。开会前要仔细核对检查。对于主持人要检查主持词是否放置到位。

  安排专人与会场技术人员衔接,确保音乐或视频播放顺序、灯光亮度、话筒音量等事项。

  确保会场服务人员的服务质量,包括茶水、空调、引导入座等。

  退场时,要注意引导退场顺序,安排乘坐电梯的顺序,确保有序、快速。

  就餐和住宿。安排专门的服务组,制作就餐时间表、座位牌,安排菜品、安排房间。特别是要提前摸清参会人的民族习惯等特殊情况。

  阶段三:会后整理

  做好会议资料归档

  做好会议情况报道、领导讲话印发。如果需要下级单位报送贯彻落实情况的,还要下发通知。

      以上就是小编对“大型会议筹备的“三段廿步清单法””的讲解分享啦,希望这篇文章有帮助到您。您有会议筹备服务的相关疑问或需求可以拨打首页的咨询热线,我们有专业的人员为您服务解答,我们是您值得信赖的合作伙伴。


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